Gérer les camps et l'équipe, l'étude de cas Keeyask

Le projet de la centrale Keeyask est une centrale hydroélectrique de 695 mégawatts (MW) en cours d'aménagement à 725 km au nord de Winnipeg (Canada), sur le cours inférieur du fleuve Nelson.

Avec une date d'achèvement prévue pour 2021, Keeyask abrite une importante main-d'œuvre de 2 500 commerçants, services de soutien et professionnels assurant d’une part les aspects externes de construction et d’autre part les prestations internes, gages de la qualité de vie du camp. En tant que seul fournisseur de services, Northern Manitoba offre à Sodexo la possibilité d'héberger plus de 2 500 personnes dans deux camps.

Aperçu

Au fur et à mesure que le projet de la centrale de Keeyask approchait de son point culminant en 2017, les besoins en visibilité et en communication ont augmenté à l’intérieur du camp. Le nombre de logements s’est accru avec l’arrivée d'un plus grand nombre de travailleurs venant contribuer à ce projet global.  Afin de simplifier le processus d'attribution des chambres et les exigences de reporting, tout en augmentant le contrôle global et en réduisant les temps d'enregistrement des résidents, Sodexo s'est tourné vers une plateforme technologique d'hébergement. 

Challenges :

• Le client avait besoin de plusieurs rapports quotidiennement et dans des délais serrés. L'information devait être recueillie à partir de différents systèmes et fusionnée manuellement dans des rapports par un seul réceptionniste à temps plein.  Les processus de reporting étaient souvent retardés, engendrant la frustration du client.
• Le processus d'intégration des travailleurs arrivant sur le site était incohérent, lent et complexes, d'où une faible satisfaction des résidents. Les temps d'attente à l'enregistrement augmentaient à mesure que l'occupation du camp augmentait, dépassant souvent 1 à 2 heures pour obtenir une chambre.
• La communication entre le service d'entretien et l'accueil était un véritable défi pour garantir la propreté et la disponibilité des chambres pour les hôtes. Il était difficile de visualiser les chambres dans le système et de maintenir leur disponibilité de façon adéquate. Une gestion inefficace entraînait la sous-utilisation des chambres.
• Les entrepreneurs voulaient plus de contrôle et de visibilité sur les réservations de leurs employés. Ils n'avaient aucun moyen de voir et de contrôler les effectifs sur place, ce qui entraînait des variations considérables dans les projections du site.

Solution

Sodexo s’est engagé sur une voie innovante en recourant à la technologie pour non seulement rationaliser ses activités sur site, mais aussi pour améliorer l'expérience globale de ses clients. C’est INNfinity, un outil de réservation en ligne complet, qui leur a permis de :

• fusionner et rationaliser les outils de reporting et les logiciels actuels pour en faciliter l'efficacité.
• avoir accès à la disponibilité des chambres en temps réel dans les deux auberges (36 dortoirs et plus de 2 300 chambres) et à des informations à jour sur l'état des réservations en un seul clic.
• effectuer, modifier ou annuler instantanément des réservations et accédez à toutes les ressources de reporting.
• créer des profils d'employés et de sous-traitants avec des identificateurs uniques requis pour le projet tout en assurant la transparence pour les entrepreneurs et les clients avec leur propre login.
• associer les photos des employés aux profils des hôtes pour un accès sécurisé au site, au salon, à la salle à manger et à toutes les autres commodités.

Résultats 

• Un reporting simplifié pour le client, avec des informations facilement accessibles. Des rapports générés et envoyés en quelques minutes, à la grande satisfaction du client. Il en a résulté une économie de 1 ETP.
• Des temps d'attente à l'accueil considérablement diminués de 70 %. Une satisfaction des consommateurs accrue de 20 % (commentaires fondés sur l'outil de reporting Happy-or-Not).
• Les services peuvent maintenant communiquer entre eux avec d'excellents résultats. Le service d'entretien a pu comprendre le système de son point de vue, ce qui a permis d'améliorer la productivité et le reporting. La direction a pu régler les problèmes avant qu'ils ne surviennent. La réception a réduit le nombre de demandes de nettoyage de dernière minute.
• Augmentation du taux d'occupation à 98 % au camp principal (2 358 chambres) grâce à l'utilisation des outils de prévision et d'optimisation des chambres intégrés à l'application INNfinity.
• Les entrepreneurs disposaient d’une meilleure visibilité sur les quantités de personnel sur site et d’outils de planification faciles à utiliser. Ils pouvaient accéder à un outil de réservation en ligne pour les entrepreneurs, y compris la réservation des vols, la gestion du tableau de service et leur propre reporting personnalisé. Il était ainsi possible d'établir des prévisions plus précises pour le client et Sodexo, et par conséquent un budget plus précis pour les repas et le personnel.
• Le déploiement de la phase 1 entre Innfinity et l’auberge Sodexo de Keeyask a été un succès. Les deux équipes sont rapidement passées à la phase 2 qui incluait des modules supplémentaires tels que lounkeLINK™, CapacityTracker™ et housekeepingLINK™, ainsi qu’un reporting supplémentaire.
• Sodexo et Innfinity travaillent ensemble non seulement pour fournir des solutions innovantes, mais aussi pour découvrir les besoins inexploités des clients et trouver les solutions les plus adaptées.