Données vs. hypothèses : pour un design intelligent du lieu de travail

Quel levier activer pour favoriser la productivité, la rétention des talents et le sens de l’appartenance à l’environnement de travail? L’expérience collaborateur, qui demeure à ce jour un dilemme majeur pour les entreprises.

Les dirigeants d’entreprise actuels en admettent l’importance. Dans une récente enquête du cabinet Deloitte, 84% des participants ont déclaré qu’ils jugeaient crucial d’améliorer l’expérience collaborateur et 28% ont classé cet impératif parmi les trois priorités de leur organisation en 2019.

Pour relever ce défi, beaucoup d’entreprises ont investi des montants substantiels dans des projets de transformation de l’environnement de travail, allant des travaux de rénovation aux aménagements de nouveaux locaux. Mais leurs initiatives manquent parfois d’efficacité. Comme le montre l’étude menée par Leesman, 34% seulement de ces projets se traduisent concrètement par une augmentation des performances, quels que soient les efforts et l’investissement consentis.

Le problème est que l’on aborde bien trop souvent le design du cadre de travail selon une approche top-down, dans laquelle des experts et des cadres dirigeants formulent des hypothèses à propos de l’espace de travail. Ces hypothèses sont traduites en actions dont les bienfaits pour le personnel sont limités, voire inexistants. Certaines entreprises adoptent quant à elles la stratégie du « copier-coller » et se contentent de reproduire ce que d’autres ont mis en œuvre avec succès.

Cette approche coûteuse est aléatoire ou, pire encore, contre-productive. Le temps est venu pour de nouvelles stratégies car les espaces de travail sont complexes, tout comme les individus. Résoudre le défi de l’expérience collaborateur nécessite un design intelligent du lieu de travail pour satisfaire les besoins des personnes. Les technologies et les outils actuellement disponibles transforment le design intelligent en réalité : ils ouvrent de nouvelles perspectives aux entreprises pour prendre les décisions adéquates en temps voulu et créer les conditions d’une expérience optimale.

Yannick Villar, expert en design d’expérience et cofondateur de Wx*, un studio de conseil en expérience au travail, dévoile deux principes fondateurs de ce type de design et explique en quoi les solutions basées sur les données sont essentielles pour transformer efficacement l’environnement de travail.

Dans quels cas le design intelligent du lieu de travail est-il nécessaire ?

La réponse est « tout le temps ». Yannick poursuit : « Le manque de connaissance donne lieu à des environnements fondés sur des hypothèses, à des espaces mal conçus et à du macro-zonage maladroit. Imaginez des zones calmes jouxtant des espaces bruyants, des casiers et des vestiaires sous-dimensionnés ou une visibilité réduite du chef d’équipe en raison d’une gestion confuse de l’espace et des sièges. Tout cela engendre des frictions et des désaccords dans le parcours quotidien au sein de l’environnement de travail. »

Les entreprises peuvent adopter des stratégies de mesure et de design efficaces afin d’éviter ce genre d’erreurs potentiellement très coûteuses. Même s’il peut sembler difficile de mettre en œuvre une nouvelle approche de design, il s’agit d’une étape cruciale pour créer un environnement de travail opérationnel pour tout le monde. Le design basé sur les données et sur les utilisateurs est indispensable dans les entreprises qui s’engagent dans l’un des processus suivants :

• Programmer les besoins en espace d’un nouveau site, ce qui signifie déterminer un ratio optimal de flex-office (ou idéalement un ratio personnalisé de flex-office pour chaque équipe), créer un espace de travail modulaire pour éviter la suroccupation et identifier la taille et le nombre préférables de salles de réunion et d’espaces de travail par activité.

• Evaluer l’environnement de travail actuel et repérer les possibilités d’amélioration, de façon à supprimer les biais de perception, détecter les problèmes de type distractions sonores et visuelles et définir les aménagements possibles pour y remédier (par ex., zones privées closes).

• Concevoir et sélectionner la technologie pour créer un environnement de travail connecté, qui accompagne la transformation numérique à l’œuvre en procurant aux collaborateurs les outils requis pour communiquer, planifier des activités et des ressources et soumettre des demandes de service.

• Améliorer l’expérience sur le lieu de travail, la productivité et la collaboration et, pour cela, éviter les conflits d’accès à des « espaces premium », mettre à niveau la technologie inadaptée ou redondante et minimiser les frictions sur le trajet des collaborateurs entre les zones d’activité.

• Réduire intelligemment l’espace, de façon à résoudre le problème récurrent des locaux surdimensionnés, à limiter les frais généraux et à promouvoir une utilisation efficace des lieux qui engendre une amélioration globale, tant de la collaboration que de la gestion des énergies.

ÉTUDE DE CAS : explorer une mine de données

Wx*, une filiale à 100% de Sodexo, a traité les informations inhérentes au réaménagement du siège régional d’une grande compagnie minière. Les analystes se sont penchés sur le déploiement du flex-office pour mieux comprendre l’usage des différents espaces et les besoins des collaborateurs au sein de chaque espace.

L’étage se composait de 12 espaces différents organisés en flex-office et comprenait plusieurs secteurs, cafétérias, zones calmes, salles de réunion et autres. L’analyse par Wx a révélé un mésusage constant des espaces de travail, des problèmes de suroccupation et des erreurs d’attribution de mobilier.

Ces informations ont nourri la stratégie de l’entreprise et ont permis d’élaborer une solution qui a restreint les surfaces trop peu utilisées, amélioré le système de gestion des salles de réunion et augmenté le stock de mobilier adaptable et mobile. Une solution de capteur en continu assure un suivi constant de l’occupation de l’espace et fournit des renseignements.

Les mesures comptent

Recueillir et analyser les données adéquates en temps voulu permet de comprendre exactement et en détail l’expérience collaborateur. Cela sert en outre à quantifier la valeur des améliorations apportées à l’environnement de travail.

On peut dire que le design fondé sur des hypothèses ignore la finalité réelle du lieu de travail – promouvoir et révéler la valeur des personnes qui l’occupent. Tandis que les décisions fondées sur des mesures fiables sont bien plus à même de faire émerger une nouvelle qualité d’expérience collaborateur, propice à la performance sur le lieu de travail.

En savoir plus sur Wx*

Le studio de conseil Wx, détenu à 100% par Sodexo, fait appel à l’ethnographie, à l’Internet des objets et à la data science pour aider les entreprises à quantifier et perfectionner l’expérience sur le lieu de travail. Né de la volonté de créer des environnements vivifiés par leurs occupants, le studio Wx a mis au point une méthodologie qui tire profit des analyses de données pour optimiser l’expérience collaborateur. Contactez-nous pour en savoir plus sur Wx et lisez le communiqué de presse.

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*Entité cédée à Jooxter (mai 2023). Un partenariat commercial entre Jooxter et Sodexo permettra aux clients de Sodexo de bénéficier des services et des innovations.